6 sai lầm mà doanh nghiệp ít khi nhận ra
Xuất khẩu bằng đường biển giúp tối ưu chi phí vận chuyển, nhưng chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh thêm hàng chục triệu đồng. Nhiều khoản phí không đến từ cước biển mà xuất phát từ lỗi vận hành và thiếu kiểm soát quy trình.
Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến nhất doanh nghiệp thường mắc phải:
1. Không kiểm tra kỹ cut off trước khi đóng hàng
Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm ngày tàu chạy mà quên rằng cut off chứng từ và cut off hạ container thường sớm hơn. Khi trễ cut off, container có thể bị dời sang chuyến sau.
Việc dời chuyến làm phát sinh chi phí lưu bãi và ảnh hưởng kế hoạch giao hàng.
2. Đặt booking quá sát ngày tàu chạy
Booking sát ngày khiến doanh nghiệp khó xoay xở nếu thiếu container hoặc thay đổi lịch tàu. Trong mùa cao điểm, chỗ tàu có thể hết rất nhanh.
Đặt chỗ sớm giúp tăng khả năng giữ giá và giữ chỗ.
3. Không theo dõi free time container
Free time nếu không quản lý sát sẽ dẫn đến demurrage hoặc detention. Chỉ cần trễ vài ngày, phí có thể tăng rất nhanh.
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện khi đã nhận hóa đơn tổng.
4. Sai thông tin chứng từ xuất khẩu
Sai tên consignee, mô tả hàng hóa không khớp hoặc thiếu chứng từ có thể khiến hàng bị giữ tại cảng. Điều này kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí lưu container.
Kiểm tra chéo chứng từ trước ETA là bước quan trọng.
5. Không tính đủ phụ phí vận tải biển
Chỉ so sánh cước biển mà không xem chi tiết phụ phí như THC, CIC, PSS khiến tổng chi phí thực tế cao hơn dự toán.
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện đầy đủ từng khoản.
6. Thiếu phương án dự phòng khi tàu delay
Tàu có thể delay hoặc bị blank sailing bất cứ lúc nào. Nếu không có phương án thay thế, doanh nghiệp sẽ bị động trong kế hoạch giao hàng.
Dự trù thêm thời gian an toàn giúp giảm áp lực.
Xem thêm: 8 nguyên nhân khiến giá cước vận tải biển tăng đột biến và cách doanh nghiệp ứng phó
Vì sao những sai lầm này lặp lại nhiều lần
Nguyên nhân thường đến từ việc doanh nghiệp xem logistics chỉ là khâu vận chuyển đơn thuần, thay vì một phần chiến lược kinh doanh. Khi thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, sai sót dễ xảy ra và lặp lại.
Hiểu rõ rủi ro giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất.
Cách hạn chế rủi ro khi xuất khẩu bằng đường biển
- Lập kế hoạch xoay quanh cut off và ETA
- Theo dõi free time sát sao
- Kiểm tra chứng từ trước khi phát hành vận đơn
- Trao đổi rõ ràng với forwarder về phụ phí
Quản trị tốt từng bước nhỏ sẽ giảm chi phí lớn.
Kết luận
6 sai lầm trên là những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp xuất khẩu bằng đường biển phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Phần lớn đều có thể phòng tránh nếu chuẩn bị kỹ và theo dõi sát tiến độ. Trong môi trường vận tải biển nhiều biến động, kiểm soát quy trình chính là cách bảo vệ lợi nhuận hiệu quả nhất.
Xem thêm: Những rủi ro thường gặp khi vận tải biển và cách phòng tránh