Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế chi tiết từ A–Z

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế là giải pháp logistics quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu nhờ chi phí hợp lý và khả năng vận chuyển khối lượng lớn. Tuy nhiên, quy trình vận tải biển gồm nhiều bước liên quan đến booking tàu, chứng từ, hải quan và lịch trình cảng biển, khiến không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế từ A–Z, từ đó chủ động hơn trong kế hoạch xuất nhập khẩu.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế là gì?

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế là hình thức đưa hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác thông qua các tuyến hàng hải quốc tế. Hàng hóa thường được vận chuyển bằng container (FCL, LCL) hoặc dưới dạng hàng rời, hàng lỏng, tùy theo đặc tính và khối lượng.

So với các phương thức khác, vận tải biển có ưu thế về chi phí và năng lực vận chuyển, đặc biệt phù hợp với các mặt hàng xuất khẩu số lượng lớn như nông sản, thủy sản, hàng công nghiệp, máy móc thiết bị. Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro và phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình vận chuyển ngay từ đầu.

Xem thêm: Hàng linh kiện có xuất khẩu được sang châu Âu

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế

1. Tiếp nhận thông tin hàng hóa và tư vấn phương án vận chuyển

Bước đầu tiên trong quy trình vận tải biển là thu thập đầy đủ thông tin lô hàng, bao gồm: loại hàng hóa, trọng lượng, kích thước, số lượng, cảng đi – cảng đến và điều kiện giao hàng theo Incoterms. Dựa trên các dữ liệu này, đơn vị vận tải sẽ tư vấn phương án phù hợp như loại container, tuyến tàu, thời gian vận chuyển và chi phí dự kiến.

Việc cung cấp thông tin chính xác ngay từ đầu giúp tránh tình trạng thay đổi booking hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

2. Booking tàu và xác nhận lịch trình

Sau khi thống nhất phương án, đơn vị vận tải tiến hành booking tàu với hãng tàu. Thông tin booking thể hiện rõ ngày tàu chạy (ETD), ngày tàu đến (ETA), cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng. Trong mùa cao điểm xuất khẩu, doanh nghiệp nên booking sớm để đảm bảo có chỗ trên tàu và hạn chế tình trạng dời lịch.

3. Đóng hàng và niêm phong container

Hàng hóa được đóng vào container tại kho của người gửi hoặc tại cảng theo kế hoạch đã thống nhất. Trong quá trình đóng hàng, cần đảm bảo bao bì chắc chắn, xếp hàng đúng kỹ thuật để tránh hư hỏng khi vận chuyển. Sau khi hoàn tất, container sẽ được niêm phong bằng seal nhằm đảm bảo an toàn trong suốt hành trình.

4. Khai báo hải quan xuất khẩu

Khai báo hải quan là bước quan trọng trong quy trình vận chuyển đường biển quốc tế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list và các giấy tờ liên quan để thực hiện khai báo hải quan điện tử. Khi hàng hóa được thông quan, container sẽ đủ điều kiện đưa lên tàu.

Nếu chứng từ không chính xác hoặc thiếu sót, lô hàng có thể bị chậm thông quan và phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

5. Vận chuyển đường biển và theo dõi hành trình

Sau khi tàu rời cảng, hàng hóa bắt đầu hành trình vận chuyển quốc tế. Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng lô hàng thông qua hệ thống tracking để nắm được vị trí và thời gian dự kiến đến cảng đích. Trong trường hợp phát sinh sự cố như trễ tàu hoặc thay đổi lịch trình, đơn vị vận tải sẽ kịp thời thông báo để có phương án xử lý.

6. Làm thủ tục nhập khẩu và giao hàng

Khi tàu cập cảng đích, người nhận tiến hành làm thủ tục nhập khẩu, thanh toán các khoản phí liên quan và nhận hàng. Tùy theo điều kiện giao hàng, container có thể được giao tại cảng hoặc vận chuyển về kho của người nhận, kết thúc quy trình vận tải biển quốc tế.

Những lưu ý quan trọng khi vận chuyển đường biển quốc tế

• Kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ trước khi phát hành

• Theo dõi lịch tàu và thời gian cut-off để tránh trễ chuyến

• Dự trù các khoản phụ phí phát sinh trong quá trình vận chuyển

• Cân nhắc mua bảo hiểm hàng hóa để giảm thiểu rủi ro

Nắm rõ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển quốc tế giúp doanh nghiệp chủ động trong hoạt động xuất nhập khẩu, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí logistics. Với sự chuẩn bị đầy đủ và lựa chọn đơn vị vận tải uy tín, vận tải biển tiếp tục là giải pháp hiệu quả và bền vững trong thương mại quốc tế hiện nay.

LIÊN HỆ VINALINES NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ BÁO GIÁ VẬN TẢI ĐƯỜNG BIỂN CHI TIẾT NHÉ!

Xem thêm: Hàng hóa nào được phép gửi hàng xách tay đi châu Âu?