Booking tàu đường biển là bước khởi đầu quan trọng trong toàn bộ quy trình vận tải biển quốc tế. Nếu booking không chính xác hoặc không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng trễ tàu, thiếu container hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ booking tàu đường biển là gì, quy trình thực hiện và những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Booking tàu đường biển là gì?
Booking tàu đường biển là việc người gửi hàng hoặc đơn vị vận tải đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển container hàng hóa từ cảng đi đến cảng đến theo một lịch trình cụ thể. Sau khi booking được xác nhận, hãng tàu sẽ giữ chỗ trên tàu và cấp các thông tin liên quan đến chuyến vận chuyển.
Booking tàu được xem là “xương sống” của kế hoạch xuất khẩu, vì toàn bộ các bước tiếp theo như đóng hàng, làm chứng từ và khai báo hải quan đều phụ thuộc vào lịch tàu đã booking.
Vì sao booking tàu đường biển có vai trò quan trọng?
Booking tàu quyết định thời gian giao hàng
Lịch tàu được xác nhận trong booking là căn cứ để doanh nghiệp cam kết thời gian giao hàng với đối tác. Nếu booking bị dời hoặc hủy, kế hoạch giao hàng có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Booking tàu ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí
Booking sớm và đúng giúp doanh nghiệp tránh các phụ phí phát sinh như phí đổi lịch, phí lưu container hoặc chi phí do thiếu chỗ trong mùa cao điểm.
Quy trình booking tàu đường biển diễn ra như thế nào?
Bước 1: Cung cấp thông tin lô hàng
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cơ bản để booking tàu, bao gồm:
-
Cảng đi và cảng đến
-
Loại hàng hóa
-
Số lượng container và loại container
-
Thời gian dự kiến giao hàng
Thông tin càng chính xác, khả năng booking thành công càng cao.
Bước 2: Lựa chọn hãng tàu và lịch tàu phù hợp
Dựa trên tuyến vận chuyển và thời gian mong muốn, doanh nghiệp hoặc đơn vị vận tải sẽ lựa chọn hãng tàu có lịch trình phù hợp. Một số tuyến có nhiều chuyến mỗi tuần, trong khi tuyến khác chỉ có lịch cố định theo tuần.
Bước 3: Gửi yêu cầu booking và chờ xác nhận
Sau khi gửi yêu cầu booking, hãng tàu sẽ phản hồi tình trạng chỗ trống và xác nhận booking nếu còn khả năng khai thác. Thông tin xác nhận thường được thể hiện qua booking note.
Bước 4: Nhận booking note và triển khai các bước tiếp theo
Booking note là văn bản xác nhận chỗ trên tàu, trong đó thể hiện rõ:
-
Số booking
-
Tên tàu, số chuyến
-
Ngày tàu chạy dự kiến
-
Thời gian cut-off
Dựa trên booking note, doanh nghiệp tiến hành đóng hàng và làm thủ tục xuất khẩu.
Những yếu tố ảnh hưởng đến việc booking tàu đường biển
Mùa cao điểm vận tải
Trong mùa cao điểm xuất nhập khẩu, tình trạng thiếu container và thiếu chỗ trên tàu xảy ra thường xuyên. Việc booking muộn có thể khiến doanh nghiệp không kịp lịch giao hàng.
Tuyến vận chuyển và năng lực hãng tàu
Một số tuyến có ít hãng tàu khai thác, khiến khả năng booking hạn chế hơn so với các tuyến lớn, phổ biến.
Loại container sử dụng
Container lạnh, container đặc thù hoặc container quá khổ thường cần booking sớm hơn container khô thông thường.
Những sai lầm thường gặp khi booking tàu đường biển
-
Booking quá sát ngày tàu chạy
-
Cung cấp thông tin hàng hóa không chính xác
-
Không chú ý thời gian cut-off
-
Booking xong nhưng thay đổi kế hoạch đóng hàng
Những sai lầm này có thể dẫn đến trễ tàu hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì để booking tàu hiệu quả?
-
Lên kế hoạch xuất khẩu sớm và rõ ràng
-
Booking trước ít nhất 1–2 tuần đối với tuyến xa
-
Kiểm tra kỹ booking note ngay khi nhận
-
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận tải hoặc hãng tàu
Việc chủ động trong khâu booking giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ và chi phí vận chuyển.
Booking tàu đường biển có liên quan gì đến các bước sau?
Booking tàu là cơ sở để:
-
Đóng hàng và niêm phong container
-
Phát hành vận đơn đường biển
-
Khai báo hải quan xuất khẩu
-
Theo dõi lịch trình vận chuyển
Nếu booking gặp vấn đề, toàn bộ chuỗi vận chuyển có thể bị ảnh hưởng.
Kết luận
Booking tàu đường biển là bước then chốt quyết định sự thành công của một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển. Việc hiểu rõ khái niệm, quy trình và các yếu tố ảnh hưởng đến booking giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch xuất nhập khẩu, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí logistics. Trong bối cảnh vận tải biển biến động liên tục, kiến thức về booking tàu chính là nền tảng quan trọng cho mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Những rủi ro có thể xảy ra trong vận tải đường biển
Dịch vụ vận chuyển từ Đài Loan về Việt Nam bằng đường biển trọn gói