Trong vận tải biển quốc tế, thủ tục hải quan là khâu then chốt quyết định việc hàng hóa có được thông quan đúng tiến độ hay bị ách lại tại cảng. Trên thực tế, nhiều lô hàng phát sinh phí lưu container, lưu bãi hoặc trễ giao hàng không phải do tàu trễ mà xuất phát từ việc chuẩn bị hồ sơ hải quan chưa đầy đủ hoặc khai báo sai. Vì vậy, nắm rõ quy trình và yêu cầu thông quan hàng hóa đường biển là điều doanh nghiệp xuất nhập khẩu không thể bỏ qua.
Thủ tục hải quan hàng hóa đường biển là gì?
Thủ tục hải quan hàng hóa đường biển là toàn bộ quá trình khai báo hải quan, nộp hồ sơ chứng từ, kiểm tra hàng hóa khi cần thiết, thực hiện nghĩa vụ thuế và được cơ quan hải quan cho phép thông quan. Quy trình này áp dụng cho cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu trước khi hàng được đưa ra khỏi hoặc vào lãnh thổ quốc gia.
Vì sao thông quan hàng hóa đường biển thường phức tạp?
So với vận tải nội địa, hàng hóa vận chuyển bằng đường biển thường có giá trị lớn, chủng loại đa dạng và liên quan đến nhiều chứng từ quốc tế. Bên cạnh đó, sự phối hợp giữa hãng tàu, cảng biển, hải quan và doanh nghiệp khiến chỉ cần một khâu gặp trục trặc, toàn bộ quy trình thông quan có thể bị chậm lại.
Hồ sơ hải quan cơ bản cho hàng hóa đường biển
Một bộ hồ sơ hải quan tiêu chuẩn thường bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, hợp đồng mua bán nếu có và các giấy phép chuyên ngành đối với mặt hàng đặc thù. Chỉ cần thiếu hoặc sai một trong các chứng từ này, tờ khai có thể bị phân luồng kiểm tra và kéo dài thời gian thông quan.
Các luồng hải quan và ảnh hưởng đến thời gian thông quan
Luồng xanh là trường hợp thuận lợi nhất khi hàng hóa được thông quan nhanh mà không cần kiểm tra hồ sơ hay hàng thực tế. Luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ, có thể phát sinh bổ sung chứng từ nên thời gian thông quan kéo dài hơn. Luồng đỏ là luồng kiểm tra thực tế hàng hóa, thường phát sinh thêm chi phí bốc dỡ, lưu container và mất nhiều thời gian nhất. Doanh nghiệp càng chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác thì khả năng vào luồng xanh càng cao.
Những lỗi phổ biến khiến hàng bị ách tại cảng
Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp tình trạng hàng bị giữ tại cảng do khai sai mã HS, sai trị giá tính thuế, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc chứng từ không thống nhất thông tin. Những lỗi này không chỉ làm chậm thông quan mà còn tăng nguy cơ bị kiểm tra chặt ở các lô hàng tiếp theo.
Thủ tục hải quan ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?
Khi thông quan chậm, doanh nghiệp có thể phát sinh phí lưu container, phí lưu bãi tại cảng, chi phí kéo container về kho bị trì hoãn và chi phí nhân sự xử lý phát sinh. Trong nhiều trường hợp, tổng chi phí do chậm thông quan còn cao hơn cả chi phí cước vận chuyển ban đầu.
Xem thêm: C/O (Certificate of Origin) là gì? Vai trò của C/O trong xuất khẩu đường biển
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để thông quan nhanh?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi hàng đến cảng, kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa invoice, packing list và vận đơn. Việc khai báo hải quan cần được thực hiện chính xác ngay từ đầu, đặc biệt là mã HS, trị giá tính thuế và xuất xứ hàng hóa. Ngoài ra, doanh nghiệp nên chủ động phối hợp với đơn vị logistics để được tư vấn và cảnh báo sớm các rủi ro có thể phát sinh.
Vai trò của forwarder trong thủ tục hải quan
Forwarder không chỉ đảm nhận vận chuyển mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong khai báo hải quan, làm việc trực tiếp với cảng và cơ quan hải quan, cũng như xử lý các tình huống phát sinh khi hàng bị kiểm tra. Đối với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, forwarder đóng vai trò gần như bắt buộc để đảm bảo thông quan suôn sẻ.
Xu hướng thủ tục hải quan trong thời gian tới
Theo xu hướng chung, thủ tục hải quan ngày càng được số hóa và quản lý dựa trên dữ liệu rủi ro. Hải quan sẽ siết chặt kiểm tra đối với các doanh nghiệp có tiền sử sai phạm, đồng thời yêu cầu tính minh bạch cao hơn trong khai báo. Điều này buộc doanh nghiệp phải chuẩn hóa quy trình nội bộ và tuân thủ nghiêm quy định pháp luật.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu ý điều gì?
Doanh nghiệp cần xem thủ tục hải quan là một phần quan trọng trong kế hoạch logistics, không nên khai báo thiếu chính xác để tiết kiệm chi phí ngắn hạn. Việc đầu tư nhân sự am hiểu hải quan hoặc hợp tác với đối tác chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả xuất nhập khẩu.
Kết luận
Thủ tục hải quan hàng hóa đường biển là yếu tố quyết định tiến độ và chi phí trong chuỗi logistics quốc tế. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo chính xác và phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics giúp doanh nghiệp thông quan nhanh, tránh phát sinh phí và hạn chế rủi ro bị kiểm tra kéo dài. Trong bối cảnh vận tải biển ngày càng cạnh tranh và kiểm soát chặt chẽ, quản trị tốt thủ tục hải quan không còn là lợi thế mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Xem thêm: Vận tải đường biển từ Hồ Chí Minh đi Cảng Chennai