Trong vận tải biển quốc tế, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng tàu đã cập cảng nhưng không thể lấy được container, dẫn đến phát sinh phí lưu bãi và lưu container ngày càng cao. Nguyên nhân phổ biến không nằm ở hải quan hay cảng biển, mà xuất phát từ việc chậm hoặc vướng lệnh giao hàng D/O. Hiểu rõ D/O là gì và quy trình xử lý D/O giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro không đáng có trong nhập khẩu đường biển.
Lệnh giao hàng D/O là gì?
D/O là viết tắt của Delivery Order, tức lệnh giao hàng do hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu phát hành, cho phép người nhận hàng được quyền lấy container tại cảng hoặc kho CFS. D/O là căn cứ để cảng hoặc đơn vị khai thác container giao hàng cho đúng người có quyền nhận. Không có D/O, container dù đã thông quan cũng không thể được lấy ra khỏi cảng.
D/O được phát hành khi nào?
Thông thường, D/O được phát hành sau khi tàu cập cảng và người nhận hoàn tất các nghĩa vụ với hãng tàu như thanh toán phí local charge và xuất trình vận đơn hợp lệ. Thời điểm phát hành D/O phụ thuộc vào loại vận đơn và quy trình của từng hãng tàu.
Nếu người nhận không chuẩn bị sẵn hồ sơ và chi phí, việc phát hành D/O có thể bị chậm đáng kể.
D/O liên quan thế nào đến vận đơn?
Với vận đơn gốc, người nhận cần xuất trình đầy đủ vận đơn bản gốc cho hãng tàu để đổi D/O. Với vận đơn điện tử hoặc vận đơn surrender, quy trình phát hành D/O nhanh hơn do không cần nộp bản gốc. Tuy nhiên, nếu thông tin vận đơn có sai sót, D/O vẫn có thể bị giữ lại để xử lý.
Vì vậy, tính chính xác của vận đơn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ lấy D/O.
Vì sao chậm D/O gây ra nhiều chi phí phát sinh?
Khi tàu đã cập cảng mà chưa có D/O, container buộc phải nằm tại cảng chờ xử lý. Điều này khiến doanh nghiệp phát sinh phí lưu bãi và có nguy cơ vượt free time, dẫn đến phí lưu container. Trong mùa cao điểm hoặc khi cảng quá tải, chi phí này có thể tăng rất nhanh theo từng ngày.
Chậm D/O là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến chi phí nhập khẩu vượt xa dự toán ban đầu.
Những nguyên nhân thường khiến doanh nghiệp chậm D/O
Một số nguyên nhân phổ biến gồm chưa thanh toán đủ phí cho hãng tàu, chưa có vận đơn hợp lệ, thông tin người nhận trên vận đơn không chính xác hoặc thiếu giấy ủy quyền khi làm D/O qua bên thứ ba. Ngoài ra, việc không nắm rõ quy trình làm D/O của từng hãng tàu cũng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý.
Những lỗi này thường có thể tránh được nếu chuẩn bị từ sớm.
D/O ảnh hưởng thế nào đến tiến độ thông quan và giao hàng?
Mặc dù D/O không phải chứng từ hải quan, nhưng nếu không có D/O, container không thể được lấy ra khỏi cảng dù đã thông quan. Điều này khiến tiến độ giao hàng bị chậm, ảnh hưởng đến sản xuất, phân phối và cam kết với khách hàng. Với hàng cần giao gấp, chậm D/O có thể gây gián đoạn nghiêm trọng chuỗi cung ứng.
Xem thêm: CY là gì trong vận tải biển? Vai trò của Container Yard trong chuỗi logistics
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để lấy D/O nhanh?
Doanh nghiệp nên kiểm tra trước loại vận đơn, chuẩn bị sẵn ngân sách cho các khoản phí local charge và xác nhận chính xác thông tin người nhận hàng. Việc làm việc sớm với forwarder hoặc đại lý hãng tàu giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình và tránh thiếu sót hồ sơ.
Chủ động chuẩn bị luôn giúp rút ngắn đáng kể thời gian lấy D/O.
Vai trò của forwarder trong việc xử lý D/O
Forwarder là đơn vị thường xuyên làm việc với hãng tàu và nắm rõ quy trình phát hành D/O. Một forwarder chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, thanh toán phí đúng hạn và xử lý nhanh các vướng mắc phát sinh.
Sự phối hợp chặt chẽ với forwarder giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro chậm D/O.
Xu hướng phát hành D/O hiện nay
Nhiều hãng tàu đã chuyển sang phát hành D/O điện tử, giúp rút ngắn thời gian và giảm thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải quen với quy trình số hóa và đảm bảo thông tin được khai báo chính xác ngay từ đầu.
Trong tương lai, D/O điện tử sẽ trở thành tiêu chuẩn phổ biến trong vận tải biển.
Kết luận
Lệnh giao hàng D/O là chìa khóa để container được giải phóng khỏi cảng trong vận tải biển nhập khẩu. Việc chậm hoặc xử lý sai D/O có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí và chậm tiến độ giao hàng. Hiểu đúng vai trò của D/O, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và vận hành nhập khẩu hiệu quả hơn trong bối cảnh logistics ngày càng phức tạp.
Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa từ Hồ Chí Minh đến Cảng Yangon