Trong vận tải biển quốc tế, manifest là chứng từ bắt buộc phải khai báo với hải quan trước khi tàu cập cảng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu lại không trực tiếp khai manifest nên thường chủ quan và chỉ phát hiện rủi ro khi hàng bị giữ lại hoặc bị xử phạt. Trên thực tế, sai sót manifest có thể gây hậu quả nghiêm trọng hơn cả sai vận đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và chi phí logistics.
Manifest là gì?
Manifest là bản khai tổng hợp thông tin hàng hóa trên tàu, do hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu khai báo với cơ quan hải quan trước khi tàu đến hoặc rời cảng. Manifest thể hiện các thông tin quan trọng như người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số container, số vận đơn và cảng xếp dỡ.
Manifest không phải chứng từ giao hàng, mà là cơ sở quản lý rủi ro của hải quan đối với toàn bộ lô hàng trên tàu.
Manifest khác gì với vận đơn?
Vận đơn là chứng từ vận chuyển cho từng lô hàng, trong khi manifest là bản tổng hợp dữ liệu từ các vận đơn trên cùng một chuyến tàu. Hải quan thường căn cứ vào manifest để đối chiếu thông tin với tờ khai hải quan.
Nếu thông tin trên manifest không khớp với vận đơn hoặc tờ khai, lô hàng rất dễ bị đưa vào diện kiểm tra.
Manifest được khai khi nào?
Manifest thường được khai trước khi tàu cập cảng theo thời hạn quy định của từng quốc gia. Việc khai chậm hoặc khai sai manifest có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến toàn bộ lô hàng trên tàu.
Thời hạn khai manifest là mốc bắt buộc và ít có sự linh hoạt.
Những thông tin quan trọng trên manifest
Manifest bao gồm các thông tin như tên người gửi và người nhận, mô tả hàng hóa, số container, số seal, trọng lượng và cảng xếp dỡ. Trong đó, mô tả hàng hóa và thông tin người nhận là những nội dung dễ phát sinh sai sót nhất.
Chỉ cần một lỗi nhỏ trên manifest cũng có thể khiến hải quan nghi ngờ và kiểm tra sâu.
Vì sao khai sai manifest dễ bị xử phạt?
Manifest là dữ liệu hải quan sử dụng để sàng lọc rủi ro từ sớm. Khi thông tin trên manifest không chính xác hoặc không trùng khớp với tờ khai, hải quan có thể xem đây là dấu hiệu gian lận hoặc khai báo không trung thực.
Do đó, sai manifest không chỉ bị phạt tiền mà còn ảnh hưởng đến lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp.
Những lỗi phổ biến khi khai manifest
Một số lỗi thường gặp gồm sai tên người nhận hàng, mô tả hàng hóa không đúng bản chất, sai số container hoặc sai cảng dỡ. Ngoài ra, việc sửa manifest sau thời hạn quy định cũng là lỗi phổ biến và dễ bị xử phạt.
Nhiều doanh nghiệp không biết rằng sửa manifest thường khó và tốn chi phí.
Manifest ảnh hưởng thế nào đến thông quan hàng hóa?
Nếu manifest sai, tờ khai hải quan có thể không được hệ thống chấp nhận hoặc bị đưa vào luồng kiểm tra. Trong một số trường hợp, container có thể bị giữ lại để xác minh, gây chậm thông quan và phát sinh chi phí lưu bãi, lưu container. Manifest là bước đầu tiên trong chuỗi kiểm soát của hải quan.
Xem thêm: VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN TỪ HỒ CHÍ MINH ĐẾN CẢNG OSAKA
Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro manifest?
Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chính xác ngay từ đầu khi booking và phát hành vận đơn. Việc kiểm tra kỹ mô tả hàng hóa, thông tin người nhận và cảng đến là rất quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên phối hợp chặt chẽ với forwarder để rà soát dữ liệu trước khi hãng tàu khai manifest.
Không nên đợi đến khi hàng gặp vấn đề mới kiểm tra manifest.
Vai trò của forwarder trong việc kiểm soát manifest
Forwarder là đơn vị trung gian truyền dữ liệu từ doanh nghiệp sang hãng tàu. Một forwarder chuyên nghiệp sẽ kiểm tra tính logic của thông tin và cảnh báo sớm các rủi ro có thể ảnh hưởng đến manifest.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của thông tin cung cấp.
Xu hướng quản lý manifest trong thời gian tới
Hải quan các nước đang tăng cường quản lý manifest điện tử và đối chiếu dữ liệu tự động. Điều này khiến các sai sót nhỏ trước đây dễ bị bỏ qua nay trở nên dễ phát hiện hơn.
Trong tương lai, quản lý manifest sẽ ngày càng chặt chẽ và ít có cơ hội sửa chữa sau khi đã khai.
Kết luận
Manifest là chứng từ nền tảng trong quản lý hải quan vận tải biển, ảnh hưởng trực tiếp đến thông quan và chi phí logistics. Việc khai sai manifest không chỉ gây chậm hàng mà còn kéo theo rủi ro xử phạt và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Hiểu đúng vai trò của manifest, chuẩn hóa thông tin từ đầu và phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và vận hành xuất nhập khẩu hiệu quả hơn trong môi trường logistics ngày càng kiểm soát chặt chẽ.
Xem thêm: Lệnh giao hàng D/O là gì? Vì sao chậm D/O khiến container bị kẹt tại cảng