Logistics không chỉ là quy trình, mà là cách tổ chức
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu sở hữu đầy đủ quy trình logistics, biểu mẫu và checklist vận hành. Tuy nhiên, khi bước vào thực tế triển khai, logistics vẫn phát sinh lỗi, chậm trễ và chi phí ngoài kế hoạch. Nguyên nhân không nằm ở thiếu quy trình, mà nằm ở cách doanh nghiệp tổ chức và vận hành logistics hàng ngày. Logistics hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào giấy tờ, mà phụ thuộc vào con người và sự phối hợp.
Vì sao logistics trên giấy thường “đẹp” hơn thực tế?
Quy trình logistics thường được xây dựng trong điều kiện lý tưởng, khi lịch tàu ổn định và ít biến động. Trong khi đó, thực tế vận tải biển luôn thay đổi, từ lịch tàu, phụ phí đến tình trạng cảng. Khi quy trình không đủ linh hoạt, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng làm đúng quy trình nhưng vẫn sai kết quả. Khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế chính là điểm yếu lớn nhất.
Sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận
Một vấn đề phổ biến là logistics bị tách rời khỏi kinh doanh, kế hoạch và tài chính. Bộ phận logistics xử lý vận chuyển, trong khi bộ phận kinh doanh chốt đơn và bộ phận tài chính quản lý chi phí. Khi thiếu trao đổi thông tin, quyết định logistics thường đến quá muộn hoặc không phù hợp với thực tế vận hành. Logistics không thể hiệu quả nếu hoạt động độc lập.
Con người quyết định chất lượng logistics
Ngay cả khi quy trình tốt, nếu nhân sự logistics thiếu kinh nghiệm hoặc không được trao quyền xử lý linh hoạt, rủi ro vẫn xảy ra. Nhiều doanh nghiệp giao logistics cho nhân sự kiêm nhiệm, dẫn đến việc xử lý mang tính đối phó hơn là chủ động.
Logistics cần người hiểu thị trường, không chỉ làm theo hướng dẫn.
Tư duy “chạy theo sự cố” làm logistics kém hiệu quả
Thay vì lập kế hoạch và dự phòng rủi ro, nhiều doanh nghiệp chỉ xử lý khi sự cố đã xảy ra. Cách làm này khiến logistics luôn ở trạng thái bị động, phát sinh chi phí và áp lực liên tục. Logistics tốt là logistics ít phải chữa cháy.
Forwarder không thể thay thế vai trò nội bộ
Forwarder có thể hỗ trợ vận chuyển và tư vấn, nhưng không thể thay thế hoàn toàn vai trò quản trị logistics nội bộ của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phó mặc toàn bộ cho forwarder, khả năng kiểm soát chi phí và rủi ro sẽ giảm đáng kể.
Forwarder là đối tác, không phải người chịu trách nhiệm thay doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp chậm cải thiện logistics?
Một lý do phổ biến là doanh nghiệp chỉ nhìn logistics như chi phí, không phải năng lực cạnh tranh. Khi logistics chỉ được đánh giá qua việc “có giao được hàng hay không”, doanh nghiệp sẽ không đầu tư đúng mức cho tổ chức và con người.
Tư duy này khiến logistics khó nâng cấp.
Doanh nghiệp cần thay đổi điều gì?
Doanh nghiệp cần xem logistics là một phần của chiến lược vận hành, gắn chặt với kế hoạch kinh doanh và tài chính. Việc đào tạo nhân sự, xây dựng cơ chế phối hợp liên phòng ban và chủ động làm việc với forwarder giúp logistics vận hành hiệu quả hơn. Thay đổi tư duy là bước đầu tiên.
Bài học từ những doanh nghiệp làm logistics tốt
Những doanh nghiệp làm logistics tốt thường không có quy trình phức tạp, nhưng tổ chức rõ ràng và phản ứng nhanh trước biến động. Họ coi logistics là công cụ hỗ trợ tăng trưởng, không phải gánh nặng. Sự linh hoạt chính là yếu tố tạo nên khác biệt.
Kết luận
Logistics hiệu quả không đến từ những bộ quy trình hoàn hảo trên giấy, mà đến từ cách doanh nghiệp tổ chức con người, phối hợp thông tin và ra quyết định trong thực tế. Khi doanh nghiệp nhìn logistics như một năng lực vận hành cốt lõi, hiệu quả sẽ cải thiện rõ rệt. Trong xuất nhập khẩu hiện đại, logistics kém hiếm khi do thiếu quy trình, mà do thiếu cách vận hành phù hợp.
Xem thêm: Vận tải đường biển từ HCM đi Cảng Mundra
Vận tải đa phương thức là gì? Khi nào doanh nghiệp nên kết hợp đường biển với đường bộ và đường sắt?