Tìm hiểu quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng với Vinalines

Bạn không biết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển?

Bạn đang có đơn hàng cần vận chuyển hàng hóa đi bằng đường biển để tiết kiệm chi phí?

Bạn cần tìm hiểu chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển?

Vậy còn chờ gì nữa, hãy đọc bài viết dưới đây của Vinalines, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và giúp bạn hiểu rõ hơn dịch vụ xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển có những ưu điểm gì?

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước và có quan hệ chặt chẽ với nhau. Do đó, để có thể làm việc trong ngành xuất nhập khẩu nói riêng và logistics nói chung. Bạn cần nắm thật rõ quy trình này. Hiểu được điều này, các chuyên gia của Vinalines đã tổng hợp đầy đủ và chi tiết nhất về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

1. Đàm phán và ký kết hợp đồng

Khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng chính là khâu quan trọng nhất. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty. Bạn phải tiến hành đàm phàn với khách hàng và cuối cùng là tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng.

Vinalines sẽ lấy một hợp đồng ngoại thương mẫu để nói về nội dung hợp đồng ngoại thương. Tuy nhiên mỗi công ty có một cách làm khác nhau. Nội dung hợp đồng ngoại thương gồm:
– Các bên tham gia hợp đồng ( Bên A: người bán, bên B: người mua), người đại diện, địa chỉ và thông tin liên lạc.
– Điều khoản 1: Định nghĩa các từ ngữ dùng trong hợp đồng.
– Điều khoản 2: Phạm vi hợp đồng. Trong mục này ghi rõ trách nhiệm của bên bán và trách nhiệm của bên mua.
– Điều khoản 3: Giá trị hợp đồng. Ghi rõ lô hàng xuất theo điều kiện nào theo như các điều kiện incoterms, FOB hay CIF.
– Điều khoản 4: Điều kiện giao hàng, cảng load hàng, cảng chuyển tải, cảng dỡ hàng,….
– Điều khoản 5: Phương thức thanh toán.
– Điều khoản 6: Thuê tàu container hay tàu hàng lẻ.
– Điều khoản 7: Mua bảo hiểm
– Điều khoản 8: Kiểm tra hàng
– Điều khoản 9: Thời gian bảo hành, điều kiện bảo hành hàng hóa.
– Điều khoản 10: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Ngân hàng bảo lãnh hợp đồng và điều kiện bồi thường hợp đồng nếu làm không đúng.
– Điều khoản 11: Chấm dứt hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng không có nghĩa là một trong 2 bên vi phạm hợp đồng. Hợp đồng chấm dứt có thể đã hoàn thành công việc.
– Điều khoản 12: Trách nhiệm pháp lý các bên, phạt giao hàng chậm…
– Điều khoản 13: Trường hợp bất khả kháng mà 2 bên không thể thực hiện hợp đồng.
– Điều khoản 14: Sửa đổi hợp đồng. Bất kỳ hợp đồng nào sửa chữa hay bổ sung đều do người đại diện có pháp lý ký kết.
– Điều khoản 15: Trọng tài kinh tế. Trong phần này 2 bên thỏa thuận chọn trọng tài xử lý tranh chấp, địa điểm phân xử….
– Điều khoản 16: luật điều chỉnh hợp đồng. Luật này do nhà nước CHXHCN Việt Nam ban hành.
– Điều khoản 17: Thỏa thuận các điều kiện chuyển nhượng hợp đồng hay không chuyển nhượng hợp đồng.
– Điều khoản 18: Quy định ngôn ngữ dùng trong hợp đồng, thường là tiếng Anh hoặc song ngữ. Và hệ thống thang đo ( ví dụ m hay inche, Kgs hay Pound,..).
– Điều khoản 19: Toàn bộ hợp đồng, phần này giống như điều khoản chung của 2 bên.

2. Xin giấy phép xuất khẩu

Nếu công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu thì phải xin giấy phép xuất khẩu và xin một lần sử dụng cho nhiều lần.

3. Đặt booking và lấy container rỗng

Nếu lô hàng của công ty bạn được bán theo điều kiện CIF thì bạn phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tàu tốt nhất cho việc vận chuyển lô hàng. Còn trong trường hợp bạn bán theo điều kiện FOB. Bạn sẽ không cần phải liên hệ tàu đặt booking mà consignee là người đặt booking.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Công việc này giúp xác nhận với hãng tàu là bạn đã đồng ý lấy container và seal. Còn khi xuất bằng FOB, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với CIF.

4. Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ. Bạn cần lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa sau khi đã có booking là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.

Các bạn chú ý trong bước này kiểm tra kỹ container có lủng, hư ván sàn không nhé. Vì nó ảnh hưởng đến an toàn hàng hóa. Ngoài ra, nếu sau này consignee nhận hàng xong trả cont hư hãng tàu sẽ không nhận lại cont hoặc bắt bồi thường chi phí sửa container.

5. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

Đóng gói hàng tại kho:

Trong giai đoạn này, bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa. Bạn phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng (vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương). Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…).

Đóng hàng tại cảng:

Quy trình đóng hàng tại cảng cũng khá tương tự như với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, sẽ phải thuê công nhân đóng hàng của cảng.

6. Mua bảo hiểm lô hàng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bạn có thể liên hệ một số công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của mình, thường thì mức mua bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Với hàng hóa thông thường mức mua là 2% tổng giá trị hàng hóa. Xuất hàng FOB hay CNF thì không cần mua bảo hiểm nhé.

7. Làm thủ tục hải quan trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nếu bạn đóng hàng tại kho thì sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan, đóng hàng tại cảng thì đăng ký làm thủ tục hải quan trước khi container được hạ.
– Mở tờ khai hải quan: khi làm bước này bạn phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ như: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp gồm 2 bản ( sau này hải quan giữ 1 bản và bạn giữ 1 bản), tờ khai hải quan 2 bản theo mẫu, hợp đồng ngoại thương ( bản sao), invoice hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng packing list. Hiện tại đa phần là làm hải quan điện tử.

– Đăng ký tờ khai: Đăng ký viên căn cứ vào thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng được thông quan. Nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh. Lô hàng của bạn thuộc diện kiểm tra có thể vào lưồng vàng hoặc đỏ.

– Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
– Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container và số seal và mặt sau của tời khai ( phần dành cho hải quan).
– Thanh lý tờ khai: Người làm thủ tục hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa, và hạ có đúng không. Xong bước này container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
– Vào sổ tàu: Nếu container đã được hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Và nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time nhé.
– Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng ( quy định này bắt đầu áp dụng từ 2006) các giấy tờ gồm: Tờ khai hải quan ( 1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice ( 1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu). Chúng ta thấy bước này hải quan quản lý số lượng và giá trị hàng hóa nhằm phục vụ cho việc đóng thuế.

8. Giao hàng cho tàu

Sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng (hàng đã được thanh lý). Công việc tiếp theo của bạn là phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Tất nhiên bước này được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Vận chuyển container lên tàu là việc của hãng tàu ( vì họ đã thu bạn phí THC). Bước này kết thúc bằng việc bạn phải nhận được vận đơn đường biển có thể là bill gốc ( 3 bản ) hoặc surrendered bill.

9. Thanh toán tiền hàng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Người làm XNK phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán gồm: Hóa đơn thương mai ( commercrial invoice), phiếu đóng gói packing list, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O và giấy chứng nhận khử trùng, nếu bạn dùng thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.