Trong vận tải biển quốc tế, nhiều lô hàng bị rớt tàu, phát sinh chi phí hoặc chậm giao hàng không phải do thiếu chỗ hay giá cước, mà đến từ việc không tuân thủ đúng cut-off. Đây là khái niệm quen thuộc với forwarder và hãng tàu, nhưng lại thường bị doanh nghiệp xuất khẩu xem nhẹ. Trên thực tế, chỉ cần trễ cut-off vài giờ, toàn bộ kế hoạch vận chuyển có thể bị đảo lộn.
Cut-off trong vận tải biển là gì?
Cut-off là mốc thời gian cuối cùng mà doanh nghiệp phải hoàn thành một công việc nhất định trước khi tàu chạy. Sau thời điểm này, hãng tàu và cảng không chấp nhận xử lý cho chuyến tàu đó nữa.
Trong vận tải biển container, cut-off không chỉ có một mốc duy nhất, mà bao gồm nhiều loại cut-off khác nhau, áp dụng cho từng khâu trong quy trình xuất hàng.
Các loại cut-off quan trọng doanh nghiệp cần biết
Cut-off CY (Container Yard)
Cut-off CY là thời hạn cuối cùng để đưa container đã đóng hàng vào bãi cảng.
Nếu trễ cut-off CY:
-
Container không được vào cảng
-
Không thể xếp lên chuyến tàu đã booking
-
Phải chờ chuyến tiếp theo
Đây là cut-off ảnh hưởng trực tiếp và nghiêm trọng nhất đến lịch tàu.
Cut-off SI (Shipping Instruction)
Cut-off SI là thời hạn cuối cùng để gửi hướng dẫn lập vận đơn (SI) cho hãng tàu.
SI bao gồm:
-
Thông tin shipper, consignee
-
Mô tả hàng hóa
-
Điều kiện vận chuyển
-
Yêu cầu phát hành B/L
Nếu trễ cut-off SI:
-
Hãng tàu không kịp phát hành vận đơn
-
Có thể phát sinh phí sửa B/L
-
Chậm chứng từ, ảnh hưởng thanh toán
Cut-off VGM
Cut-off VGM là thời hạn cuối cùng để khai báo VGM container theo quy định SOLAS.
Nếu không khai kịp:
-
Container bị từ chối xếp tàu
-
Phải chờ chuyến khác dù đã vào cảng
VGM là cut-off bắt buộc, không có ngoại lệ.
Vì sao cut-off ngày càng bị siết chặt?
Trong bối cảnh vận tải biển nhiều biến động:
-
Lịch tàu kém ổn định
-
Cảng biển quá tải cục bộ
-
Hãng tàu cần tối ưu kế hoạch xếp tàu
Do đó, các hãng tàu và cảng có xu hướng:
-
Rút ngắn thời gian cut-off
-
Siết chặt quy trình nhận container và chứng từ
-
Ít linh hoạt hơn so với trước
Điều này khiến việc trễ cut-off dễ xảy ra hơn nếu doanh nghiệp không chủ động.
Xem thêm: Seaway Bill là gì? Khi nào nên dùng Seaway Bill trong vận tải biển
Cut-off ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp xuất khẩu?
Trễ tàu và kéo dài transit time
Rớt tàu đồng nghĩa với việc:
-
Phải chờ chuyến kế tiếp
-
Transit time tăng thêm 7–14 ngày (hoặc hơn)
-
Ảnh hưởng kế hoạch giao hàng
Phát sinh chi phí logistics
Trễ cut-off có thể kéo theo:
-
Phí lưu container
-
Phí kéo container về kho
-
Phí đổi booking
-
Phí sửa chứng từ
Những chi phí này thường không nằm trong ngân sách ban đầu.
Những lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp trễ cut-off
Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu thường mắc các lỗi như:
-
Đóng hàng sát ngày tàu chạy
-
Gửi SI trễ hoặc sai thông tin
-
Không theo dõi kỹ thông báo cut-off từ hãng tàu
-
Nhầm lẫn giữa cut-off CY và cut-off SI
Các lỗi nhỏ này có thể dẫn đến hậu quả lớn trong vận hành logistics.
Làm thế nào để không bị trễ cut-off?
Lên kế hoạch xuất hàng sớm
Doanh nghiệp nên:
-
Đóng hàng trước ngày tàu chạy ít nhất 1–2 ngày
-
Dự phòng thời gian cho các phát sinh
Theo dõi sát thông báo từ hãng tàu / forwarder
Cut-off có thể thay đổi theo:
-
Tình trạng cảng
-
Lịch tàu thực tế
-
Tuyến vận chuyển
Việc cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp không bị động.
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics
Forwarder đóng vai trò quan trọng trong:
-
Nhắc cut-off đúng thời điểm
-
Kiểm tra SI, VGM
-
Hỗ trợ xử lý khi có nguy cơ trễ
Sự phối hợp tốt giúp giảm đáng kể rủi ro rớt tàu.
Cut-off có giống nhau giữa các hãng tàu?
Câu trả lời là không.
Mỗi hãng tàu có:
-
Quy định cut-off khác nhau
-
Mốc thời gian riêng cho từng cảng
-
Chính sách linh hoạt khác nhau
Doanh nghiệp không nên áp dụng một mốc cut-off chung cho mọi lô hàng.
Cut-off có thay đổi trong tương lai?
Theo xu hướng hiện nay:
-
Cut-off có xu hướng siết chặt hơn
-
Quy trình ngày càng số hóa
-
Sai sót thủ công sẽ khó được chấp nhận
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải chuyên nghiệp hơn trong quản trị logistics.
Kết luận
Cut-off trong vận tải biển là yếu tố mang tính kỹ thuật nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chi phí và hiệu quả xuất khẩu của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các loại cut-off như CY, SI, VGM và chủ động tuân thủ đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro rớt tàu, phát sinh chi phí và chậm giao hàng. Trong bối cảnh vận tải biển ngày càng siết chặt quy trình, quản trị tốt cut-off không còn là lợi thế, mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong xuất khẩu đường biển.
Xem thêm: Vận Tải Đường Biển Từ Hồ Chí Minh Đi Cảng Mumbai