Trong vận tải biển container, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào tàu và chứng từ mà bỏ qua một khâu rất quan trọng là gate in – gate out tại cảng biển. Trên thực tế, không ít lô hàng bị trễ tàu, phát sinh phí lưu bãi hoặc kẹt container chỉ vì không nắm rõ quy trình gate in – gate out. Hiểu đúng khái niệm này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt thời gian, chi phí và tránh rủi ro không đáng có khi làm hàng tại cảng.
Gate in là gì?
Gate in là thời điểm container được đưa vào cổng cảng và được hệ thống cảng ghi nhận chính thức. Sau khi gate in thành công, container mới được xem là đã vào bãi và đủ điều kiện chờ xếp tàu.
Gate in không chỉ là việc xe chạy vào cổng, mà là quá trình container được kiểm tra thông tin, tình trạng vỏ, số container và số seal trước khi được chấp nhận vào CY.
Gate out là gì?
Gate out là thời điểm container được đưa ra khỏi cổng cảng, thường áp dụng cho hàng nhập khẩu sau khi thông quan hoặc container rỗng sau khi trả bãi. Khi gate out hoàn tất, trách nhiệm quản lý container sẽ chuyển từ cảng sang doanh nghiệp hoặc đơn vị vận chuyển.
Gate out là mốc thời gian rất quan trọng để tính lưu bãi và lưu container.
Gate in – gate out khác gì với cut off?
Cut off là mốc thời gian do hãng tàu quy định, còn gate in – gate out là mốc vận hành thực tế tại cảng. Một container có thể chưa quá cut off nhưng vẫn không gate in được nếu cảng quá tải hoặc hồ sơ không hợp lệ.
Ngược lại, gate in sớm nhưng quá cut off vẫn có nguy cơ rớt tàu. Doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt này để tránh nhầm lẫn.
Quy trình gate in container xuất khẩu diễn ra thế nào?
Với hàng xuất khẩu, container được đóng hàng tại kho, sau đó xe đầu kéo đưa container đến cổng cảng. Tại đây, cảng kiểm tra booking, số container, số seal và tình trạng vỏ container. Nếu mọi thông tin hợp lệ, container được phép gate in và đưa vào bãi chờ xếp tàu.
Nếu phát hiện sai thông tin hoặc container không đạt tiêu chuẩn, xe có thể bị từ chối gate in.
Quy trình gate out container nhập khẩu
Sau khi container nhập khẩu được dỡ từ tàu và hoàn tất thông quan, doanh nghiệp hoặc đơn vị vận chuyển làm thủ tục lấy container. Khi container được đưa ra khỏi cổng cảng, hệ thống ghi nhận thời điểm gate out và bắt đầu tính thời gian sử dụng container ngoài cảng.
Gate out trễ có thể khiến doanh nghiệp vượt free time và phát sinh phí lưu container.
Những lỗi thường gặp khi gate in – gate out
Doanh nghiệp thường gặp lỗi như booking chưa hợp lệ, sai số container, sai số seal, thiếu lệnh giao hàng hoặc container rỗng không đúng depot quy định. Ngoài ra, việc xe đến cảng không đúng khung giờ đăng ký cũng khiến quá trình gate in – gate out bị chậm.
Những lỗi này tuy nhỏ nhưng có thể gây ùn ứ và phát sinh chi phí lớn.
Xem thêm: Manifest là gì? Sai sót nhỏ có thể khiến hàng bị giữ tại cảng
Gate in – gate out ảnh hưởng thế nào đến chi phí logistics?
Gate in muộn có thể khiến container rớt tàu và phát sinh phí lưu bãi. Gate out trễ làm tăng phí lưu container và phí lưu bãi nhập khẩu. Ngoài ra, việc xe chờ lâu tại cổng cảng cũng làm tăng chi phí vận chuyển nội địa.
Quản lý tốt gate in – gate out giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí ẩn trong logistics.
Vai trò của cảng biển trong quản lý gate in – gate out
Cảng biển chịu trách nhiệm kiểm soát luồng xe, an ninh và tình trạng container ra vào. Hiện nay, nhiều cảng áp dụng hệ thống đặt lịch xe và số hóa dữ liệu gate in – gate out để giảm ùn tắc và tăng hiệu suất khai thác.
Doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới của từng cảng để tránh bị động.
Vai trò của forwarder trong quá trình gate in – gate out
Forwarder là đơn vị điều phối giữa doanh nghiệp, hãng tàu và cảng biển. Một forwarder chủ động sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kiểm tra thông tin trước khi xe vào cổng và xử lý nhanh các tình huống phát sinh tại cảng.
Sự phối hợp tốt với forwarder giúp quá trình gate in – gate out diễn ra suôn sẻ hơn.
Xu hướng quản lý gate in – gate out hiện nay
Các cảng lớn đang chuyển sang mô hình cảng thông minh, trong đó gate in – gate out được quản lý bằng hệ thống tự động, nhận diện container và kiểm soát dữ liệu thời gian thực. Điều này giúp giảm ùn tắc nhưng cũng khiến quy trình chặt chẽ hơn, ít có sự linh hoạt như trước.
Doanh nghiệp cần thích ứng với xu hướng này để tránh gián đoạn vận hành.
Kết luận
Gate in – gate out là khâu vận hành quan trọng trong vận tải biển, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chi phí logistics. Việc hiểu rõ quy trình ra vào cảng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics giúp doanh nghiệp tránh rủi ro rớt tàu, phát sinh phí và chậm giao hàng. Trong bối cảnh cảng biển ngày càng quá tải và số hóa mạnh mẽ, quản lý tốt gate in – gate out chính là một phần không thể thiếu của logistics chuyên nghiệp.
Xem thêm: Cảng Cái Mép – Thị Vải: Điểm Đến Chiến Lược Trong Giao Thương Quốc Tế