Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ vận tải biển thường được xem là thủ tục hành chính bắt buộc hơn là một yếu tố pháp lý quan trọng. Chính suy nghĩ này khiến nhiều doanh nghiệp vô tình khai báo sai chứng từ, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như chậm thông quan, phát sinh chi phí lớn, thậm chí mất quyền khiếu nại khi xảy ra tranh chấp. Hiểu rõ rủi ro pháp lý khi khai báo sai chứng từ vận tải biển là điều doanh nghiệp không thể bỏ qua.
Khai báo chứng từ vận tải biển bao gồm những gì?
Chứng từ vận tải biển thường bao gồm vận đơn, invoice, packing list và các chứng từ liên quan khác. Những thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, người gửi, người nhận và điều kiện vận chuyển đều có giá trị pháp lý.
Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể gây ra chuỗi rủi ro khó lường.
Những lỗi khai báo chứng từ phổ biến nhất
Các lỗi thường gặp gồm khai sai tên hàng, mô tả hàng không đúng thực tế, sai số lượng hoặc trọng lượng, nhầm người nhận hàng và sai thông tin cảng đi – cảng đến. Nhiều doanh nghiệp cho rằng các lỗi này có thể sửa sau, nhưng trên thực tế không phải lúc nào cũng được chấp nhận chỉnh sửa.
Đặc biệt, lỗi trên vận đơn có thể gây hậu quả nghiêm trọng nhất.
Rủi ro pháp lý khi khai báo sai chứng từ
Khi chứng từ không khớp, doanh nghiệp có thể bị giữ hàng, chậm thông quan hoặc bị phạt hành chính. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ sai còn khiến doanh nghiệp mất lợi thế pháp lý, thậm chí mất quyền khiếu nại.
Sai chứng từ có thể bị xem là lỗi từ phía người gửi hàng.
Ai chịu trách nhiệm khi chứng từ khai sai?
Trách nhiệm khai báo chứng từ thường thuộc về người gửi hàng hoặc doanh nghiệp xuất khẩu. Dù doanh nghiệp thuê forwarder thực hiện thủ tục, trách nhiệm pháp lý cuối cùng vẫn thuộc về chủ hàng, trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản.
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm.
Ảnh hưởng của chứng từ sai đến vận đơn
Vận đơn là chứng từ pháp lý cốt lõi trong vận tải biển. Nếu thông tin trên vận đơn sai, hãng tàu có thể từ chối trách nhiệm khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa. Ngoài ra, việc chỉnh sửa vận đơn sau khi tàu chạy thường mất thời gian và chi phí đáng kể.
Trong một số trường hợp, vận đơn sai khiến hàng không thể giao cho đúng người nhận.
Khai báo sai chứng từ có làm mất quyền khiếu nại không?
Câu trả lời là có thể. Nếu chứng từ không phản ánh đúng thực tế lô hàng, hãng tàu hoặc bên liên quan có quyền từ chối khiếu nại với lý do thông tin không chính xác. Điều này khiến doanh nghiệp dù bị thiệt hại thật vẫn không được bồi thường.
Đây là rủi ro pháp lý rất đáng lưu ý.
Doanh nghiệp thường đánh giá thấp rủi ro này vì sao?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chứng từ chỉ phục vụ thủ tục và có thể điều chỉnh linh hoạt. Tuy nhiên, trong tranh chấp pháp lý, chứng từ là bằng chứng quan trọng nhất. Một lỗi nhỏ trên giấy tờ có thể khiến toàn bộ hồ sơ khiếu nại bị bác bỏ.
Sự chủ quan này thường chỉ được nhận ra sau khi thiệt hại xảy ra.
Doanh nghiệp cần làm gì để tránh rủi ro chứng từ?
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành chứng từ, đặc biệt là vận đơn. Ngoài ra, cần phối hợp chặt chẽ với forwarder và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến lô hàng. Việc xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ giúp giảm đáng kể rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Maersk: Hành trình gã khổng lồ vận tải biển chinh phục đại dương
Vai trò của forwarder trong quản lý chứng từ
Forwarder có thể hỗ trợ doanh nghiệp soát lỗi, tư vấn cách khai báo phù hợp và xử lý chỉnh sửa khi cần thiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên phó mặc hoàn toàn mà cần chủ động rà soát thông tin quan trọng.
Sự phối hợp hai chiều giúp hạn chế sai sót đáng tiếc.
Bài học thực tế cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra tầm quan trọng của chứng từ khi lô hàng bị giữ lại hoặc tranh chấp phát sinh. Việc đầu tư thời gian kiểm soát chứng từ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi, giảm chi phí và tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Pháp lý trong vận tải biển bắt đầu từ những chi tiết nhỏ nhất.
Kết luận
Khai báo sai chứng từ vận tải biển là rủi ro pháp lý phổ biến nhưng thường bị đánh giá thấp. Một sai sót nhỏ trên giấy tờ có thể kéo theo hàng loạt hệ quả như chậm giao hàng, phát sinh chi phí và mất quyền khiếu nại. Trong bối cảnh vận tải biển ngày càng phức tạp, kiểm soát chứng từ chính là bước đầu tiên để doanh nghiệp bảo vệ mình trước rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Thời hạn khiếu nại trong vận tải biển: Vì sao nhiều doanh nghiệp mất quyền đòi bồi thường?