Ký hợp đồng vận chuyển trong thực tế vận tải biển hiện nay thường được thực hiện thông qua email, báo giá hoặc xác nhận booking, thay vì một hợp đồng vận chuyển chính thức. Cách làm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhưng lại tiềm ẩn rủi ro pháp lý lớn, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp về giá cước, lịch tàu hoặc trách nhiệm bồi thường. Vì vậy, việc hiểu rõ giá trị pháp lý của email và báo giá là điều doanh nghiệp không nên xem nhẹ.
Email xác nhận có được xem là hợp đồng không?
Trong nhiều trường hợp, email xác nhận booking hoặc chấp nhận báo giá có thể được xem là thỏa thuận ràng buộc pháp lý, nếu thể hiện rõ ý chí của các bên về giá cước, tuyến vận chuyển và điều kiện dịch vụ. Tuy nhiên, phạm vi ràng buộc thường không đầy đủ như một hợp đồng chi tiết.
Điều này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào thế bất lợi khi tranh chấp xảy ra.
Những điều khoản quan trọng thường không được thể hiện trong email
Email và báo giá thường chỉ đề cập đến giá cước, tuyến đi và thời gian dự kiến, nhưng lại thiếu các điều khoản quan trọng như giới hạn trách nhiệm, miễn trừ rủi ro, luật áp dụng và phương thức giải quyết tranh chấp.
Khi xảy ra sự cố, các điều khoản này thường được dẫn chiếu về vận đơn hoặc điều kiện chung của hãng tàu.
Rủi ro khi báo giá không ghi rõ điều kiện áp dụng
Nhiều báo giá vận chuyển không ghi rõ thời hạn hiệu lực, phụ phí có thể thay đổi hoặc điều kiện áp dụng theo thị trường. Khi giá cước biến động, doanh nghiệp có thể bị điều chỉnh giá mà không có cơ sở pháp lý vững chắc để phản đối.
Đây là rủi ro phổ biến trong giai đoạn thị trường biến động mạnh.
Khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp gặp khó ở đâu?
Trong tranh chấp, doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi chứng minh nội dung thỏa thuận nếu chỉ dựa vào email rời rạc. Việc thiếu hợp đồng chi tiết khiến trách nhiệm giữa các bên không rõ ràng, dẫn đến tranh cãi kéo dài và khó đạt được bồi thường hợp lý.
Email không phải lúc nào cũng đủ để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
Xem thêm: Khai báo sai chứng từ vận tải biển: Doanh nghiệp có thể đối mặt rủi ro pháp lý gì?
Vai trò của vận đơn khi không có hợp đồng chính thức
Khi không có hợp đồng vận chuyển riêng, vận đơn trở thành căn cứ pháp lý chính để xác định trách nhiệm và quyền lợi. Các điều khoản in sẵn trên vận đơn sẽ được ưu tiên áp dụng, kể cả khi doanh nghiệp không đọc kỹ hoặc không lường trước rủi ro.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp “thua từ đầu” khi tranh chấp phát sinh.
Doanh nghiệp thường hiểu sai điều gì?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần email xác nhận giá là đã “chốt deal” an toàn. Thực tế, email chỉ bảo vệ một phần rất nhỏ quyền lợi, trong khi các rủi ro lớn lại nằm ở những điều khoản không được đề cập.
Sự chủ quan này có thể dẫn đến thiệt hại lớn khi có sự cố.
Doanh nghiệp nên làm gì để giảm rủi ro pháp lý?
Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá ghi rõ điều kiện áp dụng, phụ phí và phạm vi trách nhiệm. Ngoài ra, cần lưu trữ đầy đủ email trao đổi và kiểm tra kỹ vận đơn khi phát hành.
Với các lô hàng giá trị cao, nên cân nhắc ký hợp đồng vận chuyển chi tiết.
Vai trò của forwarder trong việc xác lập thỏa thuận rõ ràng
Forwarder có thể hỗ trợ doanh nghiệp làm rõ các điều khoản quan trọng và tư vấn rủi ro trước khi chốt vận chuyển. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chủ động đặt câu hỏi và yêu cầu thông tin đầy đủ.
Chủ động luôn giúp giảm rủi ro pháp lý.
Bài học thực tế cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra rủi ro pháp lý khi đã xảy ra tranh chấp và email không đủ sức bảo vệ quyền lợi. Việc đầu tư thời gian làm rõ thỏa thuận ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp, tiết kiệm chi phí và bảo vệ uy tín.
Pháp lý trong vận tải biển bắt đầu từ những thỏa thuận nhỏ nhất.
Kết luận
Ký hợp đồng vận chuyển quốc tế qua email và báo giá là cách làm phổ biến nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Email có thể tạo ràng buộc nhất định, nhưng không đủ để bảo vệ doanh nghiệp trước các tình huống tranh chấp phức tạp. Trong vận tải biển quốc tế, làm rõ thỏa thuận ngay từ đầu chính là cách đơn giản nhất để tránh rủi ro về sau.
Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa từ cảng Hồ Chí Minh đến Cảng Haifa