Quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển

Xuất khẩu gạo bằng đường biển là phương thức được các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn phổ biến nhờ khả năng vận chuyển khối lượng lớn và chi phí tối ưu. Tuy nhiên, để lô hàng gạo được xuất khẩu thuận lợi, đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển từ khâu chuẩn bị hàng hóa đến khi giao hàng tại cảng nhập khẩu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quy trình này, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu.

Xuất khẩu gạo bằng đường biển là gì?

Xuất khẩu gạo bằng đường biển là hình thức vận chuyển gạo từ Việt Nam đến thị trường nước ngoài thông qua các tuyến hàng hải quốc tế. Gạo thường được đóng bao và xếp trong container khô, vận chuyển từ cảng xuất khẩu tại Việt Nam đến cảng nhập khẩu của nước đối tác.

Hình thức này phù hợp với:

• Gạo trắng, gạo thơm, gạo chất lượng cao

• Các đơn hàng số lượng lớn

• Hợp đồng xuất khẩu dài hạn, giao hàng định kỳ

So với đường hàng không, vận tải biển giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đảm bảo năng lực vận chuyển ổn định.

Xem thêm: Tuyến đường biển từ Việt Nam sang Châu Âu: Chi tiết nhất!

Xuất khẩu gạo bằng đường biển cần thông qua các bước sau:

1. Đáp ứng điều kiện pháp lý để xuất khẩu gạo

Trước khi bắt tay vào triển khai xuất khẩu gạo, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện pháp lý theo quy định của Nhà nước, bao gồm:

• Đăng ký và có giấy phép kinh doanh xuất khẩu gạo theo quy định của Nghị định 107/2018/NĐ-CP.

• Có kho chứa, cơ sở xay xát đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo chất lượng gạo xuất khẩu.

• Đăng ký hợp đồng xuất khẩu gạo với cơ quan chức năng nếu cần (tùy thị trường và quy định từng thời kỳ).

Việc đáp ứng đủ điều kiện này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

2. Ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là bước nền tảng của toàn bộ giao dịch xuất khẩu gạo. Trong hợp đồng, doanh nghiệp cần làm rõ các nội dung quan trọng:

• Loại gạo, chủng loại, chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật

• Số lượng, quy cách đóng gói

• Giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán

• Lịch trình giao hàng và trách nhiệm của các bên

Bước này quyết định quyền lợi và nghĩa vụ giữa người bán và người mua, đồng thời là cơ sở để chuẩn bị chứng từ sau này.

3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Trước khi đóng gói, doanh nghiệp phải kiểm tra chất lượng gạo theo các tiêu chuẩn của nước nhập khẩu. Các tiêu chuẩn này thường yêu cầu độ ẩm, tạp chất, kích cỡ hạt… đạt mức cho phép. Sau đó, hàng hóa được đóng gói trong bao bì chuyên dụng, đảm bảo:

• Bao PP hoặc bao giấy kraft, có nhãn và mã truy xuất nguồn gốc

• Ghi rõ xuất xứ, thông tin doanh nghiệp, trọng lượng tịnh và các thông tin bắt buộc theo quy định nước nhập khẩu

• Đảm bảo an toàn, không ẩm mốc, không bị nhiễm mùi trong quá trình vận chuyển biển

Việc đóng gói đạt chuẩn giúp bảo toàn chất lượng gạo trong thời gian vận chuyển dài ngày.

4. Kiểm định và cấp chứng nhận cần thiết

Khi xuất khẩu gạo, doanh nghiệp cần xin các chứng nhận kiểm định và chứng nhận bắt buộc trước khi thông quan, ví dụ:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan bảo vệ thực vật cấp, chứng minh gạo không mang mầm bệnh theo yêu cầu thị trường nhập khẩu.

• Giấy chứng nhận hun trùng nếu thị trường yêu cầu xử lý trước xuất khẩu.

• Chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại.

• Các chứng nhận chất lượng hoặc an toàn thực phẩm nếu yêu cầu thị trường nhập khẩu.

Chuẩn bị tốt các giấy tờ này giúp doanh nghiệp dễ dàng thông quan và đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế.

5. Booking tàu và vận chuyển nội địa

Sau khi chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần:

• Đặt chỗ vận chuyển (booking) với hãng tàu hoặc forwarder cho container gạo.

• Chuẩn bị container (thường là container khô 20’ hoặc 40’) và vận chuyển gạo từ kho đến cảng xuất khẩu.

Việc đặt booking sớm giúp đảm bảo lịch tàu, tránh tình trạng thiếu container đặc biệt vào mùa cao điểm.

6. Chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp tiến hành khai hồ sơ xuất khẩu gạo tại cơ quan hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan điện tử

• Hợp đồng ngoại thương và phụ lục nếu có

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và các chứng nhận khác

Sau khi hồ sơ được xét duyệt, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và kiểm duyệt lô hàng để cấp phép xuất khẩu.

7. Thông quan hải quan và bốc xếp container

Khi hàng hóa được thông quan, các bước tiếp theo là:

• Hàng hóa được phép đưa lên khu vực bốc xếp tại cảng

• Container được xếp lên tàu theo đúng lịch trình tàu đã đặt

Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xuất khẩu và sẵn sàng phối hợp xử lý nếu phát sinh vấn đề trong khâu bốc xếp.

8. Vận chuyển quốc tế và thanh toán

Container gạo đi theo tuyến đường biển đến cảng nhập khẩu của đối tác. Trong thời gian này doanh nghiệp và người mua theo dõi lộ trình tàu. Sau khi hàng đến, đối tác nhập khẩu tiến hành làm thủ tục nhập khẩu, nhận hàng và thanh toán theo điều khoản hợp đồng đã ký.

9. Lưu trữ hồ sơ và tuân thủ sau xuất khẩu

Cuối cùng, doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ bộ chứng từ và báo cáo khai hải quan để phục vụ kiểm tra sau này. Việc lưu hồ sơ quy chuẩn sẽ giúp việc kinh doanh xuất khẩu gạo bền vững và minh bạch.

Quy trình xuất khẩu gạo bằng đường biển bao gồm nhiều bước quan trọng từ pháp lý, chuẩn bị hàng hóa, thủ tục hải quan đến vận chuyển quốc tế. Nắm vững từng bước trong quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật, tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng gạo khi đến tay khách hàng quốc tế.

LIÊN HỆ VINALINES NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT!

Xem thêm: Những khó khăn khi vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang Đức